Fortics Voz - Armazenamento

1. Visão Geral 

A funcionalidade de Armazenamento do Voice é responsável por gerenciar todo o espaço utilizado pelas gravações de chamadas e relatórios da plataforma. 

Ela garante que os dados da operação sejam armazenados de forma segura, organizada e dentro dos limites contratados, oferecendo controle total sobre retenção, geração de backups, limpeza de arquivos e notificações de consumo. 

Além de evitar interrupções inesperadas nas gravações, o módulo também apoia a governança de dados e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, permitindo que a empresa tenha clareza sobre por quanto tempo os dados permanecem disponíveis e quando são excluídos. 

A solução de Armazenamento oferece: 

Recomenda-se que o armazenamento e o gerenciamento dos arquivos e backups sigam as diretrizes da LGPD e as políticas internas de segurança da empresa. 

2. Acesso à Funcionalidade 

A tela de Armazenamento permite ao cliente acompanhar e gerenciar o uso do espaço destinado às gravações do sistema. Nela é possível visualizar o consumo atual, configurar políticas de retenção e realizar ações para evitar que o limite de armazenamento seja atingido. 

Nesta tela estão disponíveis as seguintes seções: 

Nos próximos tópicos, cada uma dessas funcionalidades será detalhada individualmente. 

3. Ciclo de Armazenamento 

O Ciclo de Armazenamento permite compreender por quanto tempo os arquivos permanecem disponíveis na plataforma e como ocorrem os processos de retenção, exclusão automática e geração de backups. 

A funcionalidade identifica os dados que ultrapassam o período de retenção configurado, remove esses arquivos da plataforma e gera automaticamente um backup correspondente para download, garantindo organização, previsibilidade e conformidade com as políticas de armazenamento. 

Exemplo: Se a retenção estiver configurada para 90 dias, os arquivos com até 90 dias permanecerão acessíveis na plataforma, podendo ser menos conforme o prazo definido em contrato. 

Além disso, os processos automáticos do ciclo de armazenamento, como geração de backups, limpezas e validações, são executados automaticamente às 00:00. 

Dentro desse ciclo, a Retenção define por quanto tempo os arquivos permanecem armazenados antes da remoção automática, mantendo o consumo de espaço alinhado ao prazo contratado e evitando acúmulo de gravações. 

Quando a retenção está desativada, os campos de configuração permanecem ocultos e nenhuma regra é aplicada. Nesse caso, os arquivos permanecem armazenados até que o usuário realize uma limpeza manual ou até que o limite de espaço seja atingido. 
 
 

Ao habilitar a retenção, são exibidos dois campos: 

Os backups são gerados automaticamente todos os meses, executado para todos os clientes, sem necessidade de configuração ou ação manual. 

Durante esse processo, o sistema considera: 

A cada execução mensal, é gerado um novo arquivo de backup, que passa a ser listado na tabela de Registro de Ciclo de Armazenamento, permitindo o acompanhamento do histórico de execuções. 

Informações exibidas na tabela 

Clicando em Download, será exibida uma tela contendo o tamanho do arquivo, o nome do arquivo e o ícone para realizar o download. 

Ao clicar no ícone de download, será exibida uma janela de confirmação informando que, ao realizar o download, o usuário assume a responsabilidade pela guarda e conservação dos dados, conforme a LGPD e as políticas de segurança da empresa. 

Disponibilidade e Notificações 

Após gerar o backup: 

Segurança 

Todos os arquivos gerados: 

Após o download, o cliente é responsável pela guarda segura do arquivo e da senha de acesso. 

5. Consumo de Armazenamento 

O consumo exibido é composto por: 

A tela apresenta: 

Indicadores visuais 

As notificações são enviadas por: 

Além dos alertas de consumo, outras ações relevantes do sistema também podem gerar notificações automáticas por e-mail. 

7. Agendamento de Limpeza 

Função usada para liberar espaço antes do ciclo automático mensal.

Ao clicar no botão “Agendar Limpeza”, será exibida a seguinte tela: 

Após confirmar a ação clicando em “SIM”, a execução é programada para 00:00h é um comportamento automático da plataforma e não pode ser configurado pelo usuário. Esse horário é utilizado para todos os processos automáticos do Armazenamento, como backups, limpezas e validações, garantindo que ocorram em períodos de menor impacto operacional. 

8. Liberação em Confiança 

Recurso disponível somente quando o armazenamento atinge 100%. 

Permite liberar temporariamente o espaço necessário para continuar gravando chamadas. 

Regras: 

Na interface, o botão Liberação em Confiança exibe um indicador como 1/3, 2/3 ou 3/3, mostrando quantas vezes o recurso já foi utilizado em relação ao limite total de ativações. 

Exemplo: 

Após o limite: 

É uma solução temporária para evitar paralisação da operação, não substituindo expansão de espaço ou ajustes de retenção. 

A Liberação em Confiança é um recurso emergencial e não substitui ações estruturais como ajustes na política de retenção ou a aquisição de mais espaço de armazenamento. 

Com essas informações, você já possui todo o caminho para configurar, acompanhar e manter o Armazenamento VOICE de forma segura e eficiente. 

Caso precise de apoio adicional na configuração ou gestão do armazenamento, nossa equipe de suporte está disponível para auxiliar.