SZ.chat - Ciclo de armazenamento

O que é o novo armazenamento?

O novo recurso de Ciclo de Armazenamento permite automatizar a retenção e exclusão de dados antigos da plataforma, otimizando o uso do espaço contratado e garantindo a conformidade com boas práticas de segurança e privacidade.

Como habilitar o recurso?

1. Acesse o menu lateral da plataforma:

Configuração > Aplicação > Armazenamento.

2. Clique para ativar o Ciclo de Armazenamento. Ao ativar, novos campos de configuração serão exibidos.

O que significa cada campo?

1. Período de Retenção - Atenção Redobrada!

• Esse período implica no espaço de tempo que será armazenado na plataforma. Ao definir que será retido somente 3 meses, será mantido na plataforma somente os dados dos 3 meses mais recentes. A cada virada de mês será excluído da plataforma o mês mais antigo e gerado um arquivo com os dados, que você poderá baixar e armazenar conforme a sua preferência.
  
  
• Defina o período de retenção, esse valor pode ser ajustado entre 1 a 60 meses.
  

1.1 E-mail de notificação

• E-mail:  Informe o e-mail que receberá notificações sobre o consumo do espaço de armazenamento contratado, bem como atualizações sobre o status das ações realizadas na tela de armazenamento.
  
  
  

1.2 Salvar configurações

• Após preencher os campos citados nos itens anteriores, clique para salvar as configurações.
• Ao clicar para salvar, será gerado um arquivo contendo os dados que excedem o período de retenção configurado. Por exemplo, se a plataforma possui dados de 14 meses e o período de retenção definido é de 12 meses, um processo de retenção será agendado para iniciar às 00:00. Nesse processo, os dados dos dois meses mais antigos serão removidos da plataforma, e um arquivo será gerado para download. A partir daí, a cada virada de mês, os dados do mês mais antigo serão automaticamente removidos da plataforma e disponibilizados em um arquivo para download, podendo ser em formato JSON e/ou CSV.
  
  
  

Arquivos de retenção

•  Após a exclusão automática de dados, o sistema gera automaticamente um arquivo que ficará disponível para download por 90 dias (JSON e/ou CSV). Este arquivo será acessível no mesmo menu, organizado em uma tabela conforme descrito na seção de Ações abaixo.

Registros de ciclo de armazenamento

• Nessa tabela ficará disponível os arquivos retirados na plataforma.
• Na coluna "status", é possível acompanhar o progresso da criação do arquivo. O tempo para disponibilização pode variar conforme o tamanho do arquivo, e é importante lembrar que o processo não é imediato. A criação dos arquivos ocorre às 00:00 horas.
•  Ao finalizar o processo de disponibilização do recurso, um e-mail é enviado ao administrador que fez a solicitação, bem como ao endereço de e-mail informado nas configurações iniciais desta aba.
• Após a conclusão do arquivo, ele ficará disponível por 90 dias. É fundamental que você o baixe antes da data limite, pois, após esse período, o arquivo será automaticamente excluído e os dados não poderão ser recuperados.
• Os arquivos são protegidos por uma senha, que será enviada por e-mail e estará disponível na coluna de ações, na opção "copiar senha do zip".

• Para garantir a integridade e a rastreabilidade dos dados, ao fazer o download de um arquivo, é gerado um Hash e disponibilizado no relatório de auditoria. Essa medida visa atender à necessidade de respaldo jurídico, permitindo que as empresas comprovem que os dados nos arquivos não foram manipulados.
  
  Observação: Hash é uma sequência de caracteres gerada a partir de um algoritmo que transforma dados de qualquer tamanho em uma saída de tamanho fixo. Ele é amplamente utilizado em tecnologia para verificar a integridade de dados, pois qualquer alteração no conteúdo original gera um hash completamente diferente.
• Se você desejar liberar mais espaço, é possível excluir os arquivos de download antes de completarem os 90 dias, desde que já tenham sido baixados. Esse procedimento pode ser realizado na coluna de ações. 
  
  
• Ao excluir um arquivo com os dados exportado, o sistema exibirá uma mensagem na tela confirmando que o arquivo foi apagado
  
  

Agendar Limpeza

O botão “Agendar limpeza” permite que você inicie manualmente um processo de limpeza dos dados, conforme as regras do ciclo de armazenamento.

Atenção: Você só pode ter uma solicitação de agendamento de limpeza em andamento por vez. Isso significa que, após clicar no botão para agendar, a solicitação ficará com o status pendente, e não será possível criar um novo agendamento até que o processo atual seja concluído.

Regras para o Download e Extração dos Arquivos 

Ao acessar a seção de download, os arquivos gerados pelo sistema estarão listados individualmente, como ilustrado na imagem abaixo. Cada item precisa ser baixado separadamente, clicando no botão de download correspondente.

Ao realizar o download de um arquivo de exportação, é fundamental que todos os arquivos que compõem o pacote estejam salvos dentro da mesma pasta local no seu computador. Isso porque o processo de compactação (ZIP) só será concluído com sucesso se todos os arquivos necessários estiverem reunidos no mesmo diretório.

Se apenas parte dos arquivos estiver presente na pasta escolhida, o sistema não permitirá a extração do conteúdo compactado. Essa regra existe para garantir a integridade dos dados armazenados no arquivo, evitando falhas de leitura ou recuperação incompleta.

Durante o download, você poderá selecionar a pasta onde deseja salvar os arquivos. Certifique-se de escolher uma pasta vazia ou dedicada exclusivamente para esse fim. Após o download completo de todos os arquivos, o sistema permitirá a compactação em formato ZIP, e então você poderá extrair normalmente.

Além disso, é indicado utilizar o aplicativo WinRAR para a extração dos dados. A utilização de outros descompactadores pode resultar em falhas ou na impossibilidade de acessar corretamente o conteúdo.

Você pode fazer o download do WinRAR através do link oficial: https://www.win-rar.com/start.html?L=9

Funcionamento Automático do Ciclo de Armazenamento

Após habilitar o novo Ciclo de Armazenamento, o sistema irá trabalhar de forma automática para ajudar você a manter o espaço sempre otimizado e os dados protegidos.

Como funciona?

• Todos os meses, sempre à meia-noite, o sistema faz uma verificação automática para manter apenas os dados do período que você escolheu (por exemplo, os últimos 6 ou 12 meses).
  
  
• Os dados mais antigos são retirados e organizados em um arquivo de retenção, que fica disponível para você baixar, conforme já explicado anteriormente. 

Importante saber sobre a execução e fila de solicitações:

• Cada cliente só pode realizar uma solicitação de limpeza por vez. Se no servidor houver outras solicitações já agendadas, as novas solicitações vão entrar em uma fila de espera de execução.
  
  
• Por padrão, o sistema executa somente um processo por dia em cada ambiente. Isso significa que, se houver muitas solicitações, pode levar alguns dias para que todas sejam processadas.
  
  
• Em alguns casos, dependendo da quantidade de dados e da fila de solicitações, o processo pode demorar um pouco mais para ser concluído. O sistema vai atualizar o status na tela e também enviar notificações por e-mail para que você acompanhe o andamento.
  
  
• Se houver necessidade, essa configuração de quantidade de processos por dia pode ser ajustada para seu servidor. Caso deseje alterar esse comportamento para uma fila especial, entre em contato com o nosso suporte.
  
  

Resumo prático:

Ao ativar o ciclo de armazenamento, você não precisa se preocupar em realizar limpezas manuais todos os meses. O sistema faz tudo de forma automática, respeitando o período definido e garantindo que você tenha tempo suficiente para baixar os arquivos necessários. Lembre-se de sempre acompanhar o status das solicitações e fazer o download dos arquivos dentro do prazo